L'acompte protège l'entreprise quand une commande engage du stock, de la production ou un nouveau client. Mal géré, il devient aussi la première cause de commandes bloquées : le client attend la marchandise, l'ADV attend le paiement, et personne ne sait qui doit relancer qui. Voici une méthode simple pour que l'acompte sécurise la vente sans la ralentir.
Quand demander un acompte
La règle doit être connue avant la commande, idéalement écrite dans les conditions générales de vente. En pratique, les situations les plus courantes sont :
- un nouveau client, sans historique de paiement ;
- une commande au-delà de l'encours autorisé du client ;
- une production spécifique ou une marchandise réservée pour lui ;
- un client avec des retards de paiement récents ;
- une vente export, où le recouvrement est plus difficile.
Acompte ou arrhes : le bon mot
Les deux termes ne se valent pas. L'acompte est un premier paiement qui engage définitivement les deux parties. Les arrhes permettent à chacun de se dédire (le client perd les arrhes, le vendeur les rembourse au double). En B2B, on parle presque toujours d'acompte : utilisez ce mot sur la facture et dans vos mails.
Le déroulé, étape par étape
- Contrôler la commande : prix, quantités, disponibilité du stock, adresse de livraison.
- Réserver le stock pour que la marchandise ne parte pas sur une autre commande pendant l'attente.
- Émettre la facture d'acompte (ou une proforma si le client en a besoin pour payer) avec la référence de la commande.
- Envoyer la demande au client avec un délai clair, et mettre le commercial en copie.
- Suivre le paiement : à réception, confirmer la commande et lancer la préparation.
- Facturer le solde en déduisant l'acompte déjà facturé.
Le mail de demande d'acompte
Court, factuel, avec tout ce qu'il faut pour payer sans revenir vers vous :
Quand le client ne paie pas
| Délai | Action | Qui |
|---|---|---|
| J+3 | Relance courte par mail, facture rejointe. | ADV |
| J+7 | Appel du commercial au client : y a-t-il un blocage (validation interne, RIB, budget) ? | Commercial |
| J+15 | Point avec le responsable : maintenir la réservation de stock ou la libérer. | ADV + direction |
Notez chaque relance dans votre suivi de commandes. Le jour où on vous demande pourquoi une commande n'est pas partie, vous avez la réponse en dix secondes.
Les erreurs fréquentes
- Lancer la préparation « parce que le client a dit qu'il avait payé » sans voir le virement.
- Oublier de déduire l'acompte sur la facture finale.
- Ne pas réserver le stock : le client paie, mais la marchandise est partie ailleurs.
- Envoyer la demande sans mettre le commercial en copie : il découvre le blocage par le client.